Kitaplığın arşivi Çelik Gülersoy tarafından uzun bir süreçte farklı yerlerden edinilen zengin bir koleksiyondur. Büyük ölçüde İstanbul ile ilgili olan görsel malzeme farklı tekniklerde üretilmiş gruplardan oluşur. Malzeme İstanbul topoğrafyasına ve kurumlarına göre seçilen konu başlıklarına göre Çelik Gülersoy tarafından sınıflandırılmıştır.
Görsel malzemenin bir kısmı kitaplık yapısının duvarlarında vakıf banisinin uygun gördüğü şekilde sergilenmektedir. Bu sergi içeriğindeki görseller ve diğer objeler ayrı bir envanter olarak hazırlanmıştır.
Vakıf banisi tarafından sınıflanan ve yerleştirilen ana arşiv yönetim odasında özel olarak hazırlanmış 40X50X7cm ölçülerinde kutular içerisine yerleştirilmiştir. Bu kutulara semtler, anıt eserler, Azınlıklar, yöneticiler gibi belirlenen bazı konulara göre isim verilmiştir. Kutuların üzerinde konu başlıkları ve alt başlıkları gösteren etiketler vardır. Konu ve semt başlıkları genel olarak belirlenmiştir. İçerik bazı durumlarda geçirgendir. Görsellerin bir kısmı birkaç farklı konu başlığı içerisinde sınıflandırılabilir. Bunların ilgili kutulara yerleştirilmesi vakıf banisinin kişisel tercihleri ile şekillenmiştir. Bu nedenle yeni bir düzenleme tercih edilmemiştir. Bundan sonraki çalışmalarda da bu sınıflandırmanın korunması önemlidir.
Semt kutuları içerisinde yapı ya da bir mahalle adıyla alt gruplara ayrılan görsel malzeme bazı yarım zarflara yerleştirilmiştir. Bu zarflar içerisinde görsel malzeme beyaz kartonlara açılan yuvalara yerleştirilmiştir. Bazı fotoğraflar özgün paspartuları ile bu kartonlara yerleştirilmiştir. Ayrıca farklı boylarda küçük zarflara yerleştirilmiş dia, negatif ve fotoğraf kartları da vardır. Dia pozitifler farklı ebatlardadır. Bazıları özel saklama ve dosyalama sistemlerine yerleştirilmiştir.
Malzeme grupları arasında üretim tekniği ya da malzemesine göre sınıflandırmak mümkündür. Malzeme grupları şu başlıklarda toplanabilir.
1. Gravür
2. Litoğrafi
3. Fotoğraf (siyaz beyaz ve renkli)
4. Özgün kartpostal, yeniden basılmış kartpostal
5. Farklı ölçülerde film negatifleri
6. Farklı ölçülerde dia pozitifler
7. Cam negatif
8. Cam dia pozitif
9. Asetat baskılar
10. Kitap ya da dergilerden alınmış sahifeler
11. Yayınlanmış kitap ve dergilerde bulunan görsellerden çekilmiş örnekler
12. Afiş, broşür, bilet, kartvizit, kupon, davetiye vb.
13. Suluboya ve karakalem çalışmalar, desenler, eskizler
Görsel malzemenin boyutları çok farklıdır. Görsel malzemelerin tarihi yaklaşık 18 yüzyıldan 2000 yılı başlarına kadar bir süreye yayılmıştır. Semtlere ya da konulara göre ayrılmış başlıklar 110 ayrı kutu içerisine yerleştirilmiştir. Arşivde yaklaşık 24.000 görsel malzeme vardır. Arşiv düzenleme çalışmaları Marmara Üniversitesi, Bilgi Belge Yönetimi Bölüm başkanı Prof. Dr. Remziye Tuba Karatepe ve Cumhuriyet Gazetesi Emekli Arşiv sorumlusu, Kütüphaneci Edibe Buğra’nın danışmanlığı ve yönlendirmesi ile gönüllülerin desteği ile devam etmektedir.
20. yüzyıl sonunda İstanbul’a büyük hizmetler etmiş bir aydının hazırladığı ve üst ölçekte sınıflandırdığı arşiv kent tarihi için ilginç veriler taşımaktadır. Bu nedenle hem kitaplık içerisinde bulunan sergileme sistemi, hem de arşivin genel düzenlemesi değiştirilmeden korunmuştur. Yapılması günün ihtiyaçlarına ve teknolojisine göre gereken yenilikler ve düzenlemeler teknolojinin sağladığı imkanlarla yapılacaktır.
Haziran – Eylül 2022 aylarında yapılan çalışmalara katılan gönüllüler
1. Edibe Buğra (Kütüphanecilik ve bilgi belge yönetimi bölümü, emekli kütüphaneci ve arşivci)
2. Edisa Boleken Cisic (İstanbul Üniversitesi, Sanat Tarihi Bölümü doktora öğrencisi)
3. Melek Ordu Güner (Sanat Tarihçisi)
4. Dilem Çebi (Mimar)
5. Hale Karaca (Koç Üniversitesi, Sanat Tarihi Bölümü öğrencisi)